TUGAS

TUGAS

Kelompok :

Nama Anggota :  1. Muhammad Bayu Ardi

                               2. Jerry Nugroho

                               3.George Timothy.M

Universitas Gunadarma

2012

Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

Sebuah survai memperkirakan bahwa hanya empat persen (4%) dari semua software yang disusun benar-benar berguna. Sebuah survai yang lain memperkirakan bahwa 15 % dari proyek pembangunan sistem informasi tidak pernah memberikan hasil apapun dan kelebihan biaya mulai dari 100% sampai dengan apapun dan kelebihan biaya mulai dari 100% sampai dengan 200% dalam proyek tersebut merupakan hal yang biasa & umum. Ada banyak alasan mengapa organisasi gagal mencapai tujuan pembangunan atau pengembangan sistem informasi, seperti:


a.  Kurangnya dukungan dari manajemen senior dalam proses pembangunan atau pengembangan sistem informasi tersebut.
b.   Terjadinya perubahan kebutuhan inrformasi pemakai
c.    Kehadiran teknologi baru
d.    Kekurangan standar metodologi pengembangan system.
e.   Kelebihan beban kerja atau kurangnya keahlian dari SDM yang ada di dalam organisasi maupun tim penyusun system.

Oleh karena itu sewaktu akan membangun atau mengembagkan sistem informasi, ada beberapa prinsip yang tidak boleh dilupakan. Prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

a.    Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen sehingga sistem harus dapat memenuhi kebutuhan manajemen.

b.    Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
Untuk pengembangan sistem membutuhkan dana yang tidak sedikit, apalagi bila menggunakan teknologi yang mutakhir.

c.    Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.
Manusialah yang berperan atas keberhasilan suatu sistem, baik dalam proses pengembangan, penerapan maupun dalam operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem harus merupakan orang yang terdidik dan menguasai segala permasalahan yang ada dan mempunyai solusi akan apa yang akan dilakukan.

d.    Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam pengembangan sistem.
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personal dalam bentuk suatu tim untuk mengerjakannya.
e.    Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
Tahapan kerja pengembangan sistem merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah ini dapat saja tidak berurutan, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahap yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua dapat melaksanakan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak. Sewaktu proses perancangan output dilakukan, hasil perancangan output yang telah selesai dapat dipergunakan untuk perancangan file.

f.    Takut membatalkan proyek.
Pada umunya merupakan pantangan untuk membatalkan proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan atau membatalkan suatu proyek memang harus didasarkan evaluasi yang cermat. Untuk kasus tertentu di mana proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka pembatalan itu harus dilakukan dengan tegas.  

g.    Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
Kegagalan unuk membuat suatu dokumentasi kerja merupakan salah satu hal yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis sistem.

Selain itu di dalam menghadapi masalah-masalah untuk mengantisipasi risiko kegagalan sistem dalam proses pembangunan atau pengembangan sistem, ada beberapa rencana kontrol yang bisa dilakukan:

a.    Menggunakan metodologi pengembangan sistem yang standard an terdokumentasi dengan baik.
b.  Menggunakan peralatan manajemen proyek untuk merencanakan, mengkoordinasikan dan mengamati proyek pengembangan sistem informasi.
c.  Membuat laporan-laporan dan dokumen yang lain secara periodik untuk membuat personil-personil dalam tim pengembangan sistem bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas-tugas mereka.
d. Mengajak pemakai (user), manajer dan auditor untuk berpartisipasi dalam proyek pembangunan/pengembangan sistem.
e.  Menguji sistem secara menyeluruh sebelum mengimplementasikannya untuk memastikan bahwa sistem informasi tesebut sudah memenuhi kebutuhan pemakai.
f. Menyusun kontrol untuk melakukan perubahan program secara formal guna mencegah terjadinya perubahan yang tidak sah.
g.    Melakukan pemeriksaan setelah dilakukan implementasi secara menyeluruh guna memeriksa efisiensi dan efektivitas sistem baru dan untuk pengembangan sistem selanjutnya.     

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SIKLUS PENGEMBANGAN SISTEM

Siklus hidup pengembangan sistem ( System development life cycle / SDLC ) adalah tahapan aktivitas yang harus dikerjakan oleh pengembang sistem untuk menghasilkan sebuah sistem yang dapat dioperasikan pada organisasi
pemakai sistem.

PERENCANAAN SISTEM (SYSTEM PLAN)

Perencanaan system mencakup identifikasi subsistem dalam system informasi yang perlu diperhatikan dalam pengembangan.

Tujuan perencanaan :

1. Mengidentifikasi masalah yang perlu segera diatasi ataupun kepentingan di masa yang akan datang.
2. Memanfaatkan sumberdaya secara tepat pada target subsistem yang paling membutuhkan.
3. Menghindari dan meminimalkan duplikasi dan hasil yang sia – sia agar perkembangan system konsisten dengan perencanaan strategic oorganisasi secara keseluruhan

Tahapan dalam perencanaan system :

Obtain Support Of Top Management

Sangat penting bagi pengembang system untuk mendapat dukungan dari manajemen puncak perusahaan pemakai system. Namun tidak berarti pengembang system selalu mengikuti kemauan manajemen. Peran pengembang system seperti dokter kepada pasien, yang menentukan obat apa yang diperlukan pasien sesuai dengan hasil diagnosenya, bukan sesuai dengan yang diinginkan pasien.

Organize Steering Committee

• Dewan pengarah (steering committee) mewakili manajemen puncak dan selruh fungsi utama dalam organisasi.
• Tanggung jawab utama Dewan Pengarah adalah memfokuskan kebutuhan perusahaan akan informasi sekarang dan masa yang akan datang.
• Perlu adanya wakil dari manajemen puncak (missal, wakil presiden direktur bidang system informasi) agar system yang dibangun cocok dengan perencanaan strategic perusahaan secara keseluruhan.
• Perlu adanya wakil dari seluruh fungsi utama agar system yang dibangun sesuai dengan kebutuhan para pengguna.

Clarify Objectives and Contraints

• Tujuan pembuatan system harus seirama dengan tujuan umum organisasi dan tujuan khusus bagian – bagian yang ada dalam suborganisasi.
• Tujuan umum meliputi tujuan – tujuan strategis keseluruhan yang berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang.
• Tujuan khusus merupakan tujuan yang bersifat taktis yang berjangka waktu 1s/d 3 tahun dan merupakan bagian dari tujuan strategis.

Prepare Strategic System Plan

• Rencana system strategis (strategic system plan) merupakan rencana tertulis yang berkaitan dengan sasaran jangka pendek dan jangka panjang dalam hal pengembangan system perusahaan.

http://adiriyadi.wordpress.com/2010/11/21/siklus-hidup-pengembangan-sistem/

ANALISIS SISTEM

Abstract

1. PENDAHULUAN

Definisi Analisis Sistem :

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.

Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :

§  Menentukan lingkup sistem

§  Mengumpulkan fakta

§  Menganalisis fakta

§  Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan.

2. LANGKAH-LANGKAH DI DALAM ANALISIS SISTEM

Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah :

1.    Identify, mengidentifikasi masalah

2.    Understand, memahami kerja sistem yang ada

3.    Analyze, menganalisis sistem

4.    Report, membuat laporan hasil analisis

Untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis sistem. Supaya memudahkan untuk melakukan koordinasi dan pengawasan, koordinator tim analis dapat membuat suatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk masing-masing langkah analisis sistem ini.

3. MENGIDENTIFIKASI MASALAH

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :

§  Mengidentifikasi penyebab masalah

§  Mengidentifikasi titik keputusan

§  Mengidentifikasi personil-personil kunci

3.1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini.

Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.

3.2. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.

Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

3.3. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi  terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

4. MEMAHAMI KERJA SISTEM

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :

§  Menentukan jenis penelitian

§  Merencanakan jadual penelitian

o   Mengatur jadual wawancara

o   Mengatur jadual observasi

o   Mengatur jadual pengambilan sampel

§  Membuat penugasan penelitian

§  Membuat agenda wawancara

§  Mengumpulkan hasil penelitian

4.1. Menentukan Jenis Penelitian

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh sistem.

4.2. Merencanakan Jadual Penelitian

Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :

o      Dimana penelitian akan dilakukan

o      Apa dan siapa yang akan diteliti

o      Siapa yang akan meneliti

o      Kapan penelitian dilakukan

Dari rencana jadual ini, berikutnya ditentukan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing.

4.3. Membuat Penugasan Penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

4.4. Membuat Agenda Wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

4.5. Mengumpulkan Hasil Penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :

1.    Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

2.    Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama

3.    Pengambilan sampel

4.    Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama

5.    Elemen-elemen data

6.    Teknologi yang digunakan di sistem lama

7.    Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

5. MENGANALISIS HASIL PENELITIAN

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.

5.1. Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

Ø  apa yang dikerjakan ?

Ø  bagaimana mengerjakannya ?

Ø  siapa yang mengerjakan ?

Ø  dimana dikerjakan ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

Ø  mengapa dikerjakan ?

Ø  perlukah dikerjakan ?

Ø  apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

Analisa yang dilakukan meliputi :

ANALISA	DAFTAR PERTANYAAN
Distribusi pekerjaan	Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ? Apakah telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit organisasi ?
Pengukuran pekerjaan	Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ? Apakah produktivitas karyawan memuaskan ? Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjadi arus data dengan lancar ? Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih ? Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ? Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data ? Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ? Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu mutakhir ?
Keandalan	Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ? Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?
Dokumen	Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ? Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ? Apakah tembusan dari dokumen perlu ?
Laporan	Dapatkah laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen yang ada ? Apakah terdapat duplikasi di file, catatan dan laporan ?
Teknologi	Apakah fasilitas dari sistem informasi (personil, peralatan dan fasilitas lain) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?

5.2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

TUGAS

TUGAS

Kelompok :

Nama Anggota :  1. Muhammad Bayu Ardi

                               2. Jerry Nugroho

                               3.George Timothy.M

Universitas Gunadarma

2012

Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

Sebuah survai memperkirakan bahwa hanya empat persen (4%) dari semua software yang disusun benar-benar berguna. Sebuah survai yang lain memperkirakan bahwa 15 % dari proyek pembangunan sistem informasi tidak pernah memberikan hasil apapun dan kelebihan biaya mulai dari 100% sampai dengan apapun dan kelebihan biaya mulai dari 100% sampai dengan 200% dalam proyek tersebut merupakan hal yang biasa & umum. Ada banyak alasan mengapa organisasi gagal mencapai tujuan pembangunan atau pengembangan sistem informasi, seperti:


a.  Kurangnya dukungan dari manajemen senior dalam proses pembangunan atau pengembangan sistem informasi tersebut.
b.   Terjadinya perubahan kebutuhan inrformasi pemakai
c.    Kehadiran teknologi baru
d.    Kekurangan standar metodologi pengembangan system.
e.   Kelebihan beban kerja atau kurangnya keahlian dari SDM yang ada di dalam organisasi maupun tim penyusun system.

Oleh karena itu sewaktu akan membangun atau mengembagkan sistem informasi, ada beberapa prinsip yang tidak boleh dilupakan. Prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

a.    Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen sehingga sistem harus dapat memenuhi kebutuhan manajemen.

b.    Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
Untuk pengembangan sistem membutuhkan dana yang tidak sedikit, apalagi bila menggunakan teknologi yang mutakhir.

c.    Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.
Manusialah yang berperan atas keberhasilan suatu sistem, baik dalam proses pengembangan, penerapan maupun dalam operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem harus merupakan orang yang terdidik dan menguasai segala permasalahan yang ada dan mempunyai solusi akan apa yang akan dilakukan.

d.    Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam pengembangan sistem.
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personal dalam bentuk suatu tim untuk mengerjakannya.
e.    Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
Tahapan kerja pengembangan sistem merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah ini dapat saja tidak berurutan, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahap yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua dapat melaksanakan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak. Sewaktu proses perancangan output dilakukan, hasil perancangan output yang telah selesai dapat dipergunakan untuk perancangan file.

f.    Takut membatalkan proyek.
Pada umunya merupakan pantangan untuk membatalkan proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan atau membatalkan suatu proyek memang harus didasarkan evaluasi yang cermat. Untuk kasus tertentu di mana proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka pembatalan itu harus dilakukan dengan tegas.  

g.    Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
Kegagalan unuk membuat suatu dokumentasi kerja merupakan salah satu hal yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis sistem.

Selain itu di dalam menghadapi masalah-masalah untuk mengantisipasi risiko kegagalan sistem dalam proses pembangunan atau pengembangan sistem, ada beberapa rencana kontrol yang bisa dilakukan:

a.    Menggunakan metodologi pengembangan sistem yang standard an terdokumentasi dengan baik.
b.  Menggunakan peralatan manajemen proyek untuk merencanakan, mengkoordinasikan dan mengamati proyek pengembangan sistem informasi.
c.  Membuat laporan-laporan dan dokumen yang lain secara periodik untuk membuat personil-personil dalam tim pengembangan sistem bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas-tugas mereka.
d. Mengajak pemakai (user), manajer dan auditor untuk berpartisipasi dalam proyek pembangunan/pengembangan sistem.
e.  Menguji sistem secara menyeluruh sebelum mengimplementasikannya untuk memastikan bahwa sistem informasi tesebut sudah memenuhi kebutuhan pemakai.
f. Menyusun kontrol untuk melakukan perubahan program secara formal guna mencegah terjadinya perubahan yang tidak sah.
g.    Melakukan pemeriksaan setelah dilakukan implementasi secara menyeluruh guna memeriksa efisiensi dan efektivitas sistem baru dan untuk pengembangan sistem selanjutnya.     

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SIKLUS PENGEMBANGAN SISTEM

Siklus hidup pengembangan sistem ( System development life cycle / SDLC ) adalah tahapan aktivitas yang harus dikerjakan oleh pengembang sistem untuk menghasilkan sebuah sistem yang dapat dioperasikan pada organisasi
pemakai sistem.

PERENCANAAN SISTEM (SYSTEM PLAN)

Perencanaan system mencakup identifikasi subsistem dalam system informasi yang perlu diperhatikan dalam pengembangan.

Tujuan perencanaan :

1. Mengidentifikasi masalah yang perlu segera diatasi ataupun kepentingan di masa yang akan datang.
2. Memanfaatkan sumberdaya secara tepat pada target subsistem yang paling membutuhkan.
3. Menghindari dan meminimalkan duplikasi dan hasil yang sia – sia agar perkembangan system konsisten dengan perencanaan strategic oorganisasi secara keseluruhan

Tahapan dalam perencanaan system :

Obtain Support Of Top Management

Sangat penting bagi pengembang system untuk mendapat dukungan dari manajemen puncak perusahaan pemakai system. Namun tidak berarti pengembang system selalu mengikuti kemauan manajemen. Peran pengembang system seperti dokter kepada pasien, yang menentukan obat apa yang diperlukan pasien sesuai dengan hasil diagnosenya, bukan sesuai dengan yang diinginkan pasien.

Organize Steering Committee

• Dewan pengarah (steering committee) mewakili manajemen puncak dan selruh fungsi utama dalam organisasi.
• Tanggung jawab utama Dewan Pengarah adalah memfokuskan kebutuhan perusahaan akan informasi sekarang dan masa yang akan datang.
• Perlu adanya wakil dari manajemen puncak (missal, wakil presiden direktur bidang system informasi) agar system yang dibangun cocok dengan perencanaan strategic perusahaan secara keseluruhan.
• Perlu adanya wakil dari seluruh fungsi utama agar system yang dibangun sesuai dengan kebutuhan para pengguna.

Clarify Objectives and Contraints

• Tujuan pembuatan system harus seirama dengan tujuan umum organisasi dan tujuan khusus bagian – bagian yang ada dalam suborganisasi.
• Tujuan umum meliputi tujuan – tujuan strategis keseluruhan yang berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang.
• Tujuan khusus merupakan tujuan yang bersifat taktis yang berjangka waktu 1s/d 3 tahun dan merupakan bagian dari tujuan strategis.

Prepare Strategic System Plan

• Rencana system strategis (strategic system plan) merupakan rencana tertulis yang berkaitan dengan sasaran jangka pendek dan jangka panjang dalam hal pengembangan system perusahaan.

http://adiriyadi.wordpress.com/2010/11/21/siklus-hidup-pengembangan-sistem/

ANALISIS SISTEM

Abstract

1. PENDAHULUAN

Definisi Analisis Sistem :

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.

Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :

§  Menentukan lingkup sistem

§  Mengumpulkan fakta

§  Menganalisis fakta

§  Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan.

2. LANGKAH-LANGKAH DI DALAM ANALISIS SISTEM

Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah :

1.    Identify, mengidentifikasi masalah

2.    Understand, memahami kerja sistem yang ada

3.    Analyze, menganalisis sistem

4.    Report, membuat laporan hasil analisis

Untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis sistem. Supaya memudahkan untuk melakukan koordinasi dan pengawasan, koordinator tim analis dapat membuat suatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk masing-masing langkah analisis sistem ini.

3. MENGIDENTIFIKASI MASALAH

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :

§  Mengidentifikasi penyebab masalah

§  Mengidentifikasi titik keputusan

§  Mengidentifikasi personil-personil kunci

3.1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini.

Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.

3.2. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.

Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

3.3. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi  terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

4. MEMAHAMI KERJA SISTEM

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :

§  Menentukan jenis penelitian

§  Merencanakan jadual penelitian

o   Mengatur jadual wawancara

o   Mengatur jadual observasi

o   Mengatur jadual pengambilan sampel

§  Membuat penugasan penelitian

§  Membuat agenda wawancara

§  Mengumpulkan hasil penelitian

4.1. Menentukan Jenis Penelitian

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh sistem.

4.2. Merencanakan Jadual Penelitian

Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :

o      Dimana penelitian akan dilakukan

o      Apa dan siapa yang akan diteliti

o      Siapa yang akan meneliti

o      Kapan penelitian dilakukan

Dari rencana jadual ini, berikutnya ditentukan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing.

4.3. Membuat Penugasan Penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

4.4. Membuat Agenda Wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

4.5. Mengumpulkan Hasil Penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :

1.    Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

2.    Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama

3.    Pengambilan sampel

4.    Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama

5.    Elemen-elemen data

6.    Teknologi yang digunakan di sistem lama

7.    Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

5. MENGANALISIS HASIL PENELITIAN

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.

5.1. Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

Ø  apa yang dikerjakan ?

Ø  bagaimana mengerjakannya ?

Ø  siapa yang mengerjakan ?

Ø  dimana dikerjakan ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

Ø  mengapa dikerjakan ?

Ø  perlukah dikerjakan ?

Ø  apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

Analisa yang dilakukan meliputi :

ANALISA	DAFTAR PERTANYAAN
Distribusi pekerjaan	Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ? Apakah telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit organisasi ?
Pengukuran pekerjaan	Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ? Apakah produktivitas karyawan memuaskan ? Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjadi arus data dengan lancar ? Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih ? Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ? Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data ? Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ? Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu mutakhir ?
Keandalan	Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ? Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?
Dokumen	Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ? Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ? Apakah tembusan dari dokumen perlu ?
Laporan	Dapatkah laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen yang ada ? Apakah terdapat duplikasi di file, catatan dan laporan ?
Teknologi	Apakah fasilitas dari sistem informasi (personil, peralatan dan fasilitas lain) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?

5.2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.